Unsere Mitarbeiter kennen die branchentypsichen Warenwirtschafts- und Multichannel-Systeme sowie die zahlreichen Kombinationen aus Marktplätzen und Zahlungsarten, die sich hieraus ergeben können. Lieferschwellen, Amazon-FBA und PAN-EU sind für uns keine Fremdwörter - wir beraten Sie auf Augenhöhe.
Nutzen Sie bestehende Schnittstellen
Vergleichen wir einen stationären Einzelhändler und einen Versandhändler, die beide das gleiche Sortiment vertreiben. Verkauft der Händler am Tag hundert Artikel über sein Kassensystem, löst dies genau eine Buchung aus, denn es reicht der Finanzverwaltung aus, wenn Kasseneinnahmen täglich summarisch verzeichnet werden.
Wenn der Online-Händler hingegen die gleichen hundert Artikel an hundert verschiedene Kunden verkauft, müssen hundert Rechnungen geschrieben und versendet werden. Hieraus entsteht folglich hundertmal der Buchungssatz per Forderung Kundenkonto an Umsatzerlöse. Anschließend sind Kundenkonten via Zahlungsausgleichbuchung ebenfalls hundertmal auszugleichen.
Dieses einfache Beispiel zeigt, dass einer Buchung beim lokalen Händler zweihundert (!) Buchungsvorgänge beim Online-Händler gegenüber stehen – die buchhalterische Behandlung der Retouren noch nicht in die Betrachtung mit einbezogen.
Um die Margenvorteile des E-Commerce gegenüber dem klassischen Einzelhandel nicht durch hohe Verwaltungskosten zu mindern oder schlimmstenfalls ganz zu verlieren, muss das Kundenmanagement über eine angepasste Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung weitestgehend automatisch ablaufen.
Beratungsschwerpunkt Umsatzsteuer
Der nationale aber auch europaweite Versandhandel bietet aktuell große Wachstumschancen für alle Onlinehändler. Egal, ob klein oder groß, via ebay, Amazon oder dem eigenen Onlineshop. Doch bleiben die Verkäufe über die nationalen Grenzen (Cross-Border-Sales) in der EU weit hinter ihren Möglichkeiten zurück. Einer der Hauptgründe ist, dass der Onlinehandel an der Landesgrenze aufgrund der sog. Versandhandelsregelung auch an steuerrechtliche Grenzen stößt.
Neben der obligatorischen Einrichtung einer umsatzsteuerlichen Lieferschwellenüberwachung beraten wir Sie bei der korrekten (internationalen) Rechnungstellung. Bei Überschreiten der Lieferschwelle im jeweiligen EU-Ausland organisieren wir die Beantragung der ausländischen Steuernummer sowie die fortlaufende Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung im EU-Ausland.
Onlinehändler die ausländische Versandzentren in der EU nutzen (z.B. Amazon-FBA oder Amazon-PAN-EU) müssen sich bereits ab Einlagerung der ersten Ware um eine umsatzsteuerliche Registrierung im jeweiligen Lagerland kümmern. Wir geben Aufschluss darüber, was bei Umlagerungen zu melden und welche Umsatzsteuer auszuweisen ist, wenn bspw. Ware aus einem Amazon-Lager in Polen an Endkunden in Deutschland, Österreich oder in einen sonstigen EU-Mitgliedsstaat geliefert wird.
Onlinehändler buchen digital // Quick-Fixes
Die digitale Erfassung der Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge ermöglicht die differenzierte Verbuchung aller e-commerce-typischen Erträge und Aufwendungen zur gezielten Nachkalkulation Ihrer Deckungsbeiträge. Durch den Einsatz von Datenkonvertern sind wir in der Lage auch große Datenmengen zu verarbeiten.
Mit Ihrem persönlichen Zugang zu Unternehmen online haben Sie jederzeit Zugriff auf sämtliche Konten Ihrer Finanz-, und Offene-Posten-Buchhaltung inkl. digitalem Belegarchiv mit Volltextsuche und optimaler Vorbereitung für zukünftige Betriebsprüfungen.
Wir liefern Ihnen auf die speziellen Bedürfnisse von Versandhändlern angepasste betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Jahresabschlussniveau, die Sie mit aussagekräftigen Kennzahlen beim unterjährigen Controlling unterstützen und Erfolge bzw. Fehlentwicklungen zeitnah aufzeigen. Dies ist Voraussetzung für eine permanente Überwachung und Anpassung Ihrer Steuervorauszahlungen auf den aktuellen Verkaufserfolg - damit Sie nicht zu viel oder zu wenig zahlen.
Durch das Jahressteuergesetz 2019 sind die für grenzüberschreitend aktive Onlinehändler relevanten Quick-Fixes der Europäischen Union umgesetzt worden. Dies bedeutet für die Praxis eine Verschärfung der geltenden Gesetzeslage bei der Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen. Zu diesen zählen insbesondere auch Verbringungen zwischen den Amazon Warenlagern.
Erstens muss die USt-ID im Zeitpunkt der Lieferung bzw. Verbringung gültig sein und entsprechend dokumentiert werden. Im Kontext von Verbringungen bedeutet dies, dass bereits eine ausländische USt-ID im Zeitpunkt der Lieferung vorliegen muss. Rückwirkende Registrierungen, soweit zulässig, führen nicht mehr zu einer Steuerbefreiung. Zweitens sind die innergemeinschaftlichen Lieferungen in die Zusammenfassende Meldung aufzunehmen. Inkorrekte oder fehlende Meldungen können zur Versagung der Steuerfreiheit führen. Im Kontext von Amazon-PAN-EU bedeutet dies zusätzlich, dass hinsichtlich der Lagernutzung in der Slowakei eine umsatzsteuerliche Registrierung in Betracht gezogen werden sollte.
Für Zwecke einer ordnungsmäßigen Buchführung und den daraus resultierenden Zusammenfassenden Meldungen sind daher für Verbringungen spätestens ab Januar 2020 sog. „Proforma-Rechnungen“ zu erstellen und den Buchhaltungsunterlagen beizufügen. Bei monatlicher Abgabepflicht der Zusammenfassenden Meldung hat die erste Meldung fristwahrend zum 25. Februar 2020 zu erfolgen. Bis spätestens dahin, sollten die o.g. Anforderungen in die eigenen Geschäftsabläufe integriert werden.
PayPal- und Amazon-Gebühren
Auch im Online-Geschäft gilt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Für jede gebuchte Transaktion muss ein Beleg vorhanden sein. Die auf dem PayPal-Kontobericht bzw. Amazon-Zahlungsavis ausgewiesenen Gebühren sind handelsrechtlich Aufwendungen und steuerlich als sonstige betriebliche Aufwendungen abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Eintragung in den Büchern genügt erst in Verbindung mit einer als Beleg geeigneten Niederschrift des Geschäftsverkehrs den Regeln ordnungsmäßiger Buchführung. Als Beleg kann der PayPal-Kontobericht bzw. das Amazon-Zahlungsavis dienen, der sowohl im PayPal-Konto als auch im Amazon-Verkäuferkonto zum Herunterladen jederzeit zur Verfügung steht. Wir sind in der Lage via PayPal- und Amazon-Schnittstelle alle Transaktionen in die laufende Finanzbuchhaltung importieren zu können.
Der Umsatz und die Paypal bzw. Amazon-Gebühren sind in der Buchhaltung unsaldiert, d. h. voneinander getrennt zu erfassen. Bei einem Bilanzierenden ergibt sich das Saldierungsverbot aufgrund handelsrechtlicher Vorschriften. Darüber hinaus führt eine Saldierung zu einer falschen Berechnung der Umsatzsteuer. Obwohl für einen Gewerbetreibenden, der seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) mit Hilfe der Einnahmeüberschussrechnung ermittelt, handelsrechtliche Vorschriften grundsätzlich nicht gelten, muss er das Saldierungsverbot wegen der vorgenannten Umsatzsteuerthematik trotzdem beachten.
Folgendes Beispiel verdeutlicht die Problematik: Ein Online-Händler erhält eine Zahlung in Höhe von € 2.380,00 für eine dem Regelsteuersatz unterliegende Lieferung. In diesem Zusammenhang fallen (Paypal oder Amazon-)Gebühren in Höhe von € 50,00 an. Weder PayPal- noch Amazon-Gebühren enthalten Umsatzsteuer. Die Saldierung der Gebühr mit den Umsatzerlösen führt dazu, dass die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer zu niedrig ist. Die Umsatzsteuer wird in diesem Fall mit € 367,23 um € 12,77 (!) zu gering ausgewiesen. Nur wenn der Händler für die Berechnung der Umsatzsteuer die Umsätze vor Saldierung mit der PayPal- bzw. Amazon-Gebühr zugrunde legt, gelangt er zur richtigen Umsatzsteuer in Höhe von € 380,00.
Unterjährige Bestandsveränderungen richtig buchen
Wenn Versandhändler Waren einkaufen, erhöht sich entsprechend ihr Warenbestand. Verkaufen sie Waren, reduziert er sich, und gleichzeitig erzielen sie mit dem Verkauf einen Rohertrag. Aber kann der Onlinehändler das auch in seiner BWA auch sehen? In der Buchhaltung haben sich zwei unterschiedliche Methoden durchgesetzt, wie Einkäufe und Verkäufe verbucht werden. Beide führen am Jahresende zum gleichen Ergebnis – aber nur eine Methode erlaubt es dem Unternehmer, auch unterjährig den Überblick über die Höhe seiner Warenbestände und die Entwicklung seiner Roherträge aus den Verkäufen zu behalten.
1.) Die „schlechte Methode“: Verbuchung ohne Bestandsveränderungen
Die folgende Methode entspricht durchaus den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Sie hilft aber unterjährig nicht, den Überblick hinsichtlich Bestandsentwicklung und erwirtschafteter Roherträge zu behalten. Viele Versandhändler verbuchen den Wareneinkauf als Aufwand in der GuV. Die eingekaufte Ware fließt voll ergebnismindernd in den Aufwand des Unternehmens, die Verkäufe werden als Umsatz ergebniserhöhend gebucht, und das aktive Bestandskonto „Warenbestand“ bleibt bis zur nächsten Inventur unverändert. Wird in einer Periode mehr verkauft als eingekauft, ist die Differenz zwischen Umsatz und Wareneinkauf positiv. Zum Bilanzstichtag werden die Buchungen korrigiert, indem die Bestandsveränderung über die Inventur ermittelt wird.
Die Nachteile liegen klar auf der Hand: Der Unternehmer hat unterjährig keinen Überblick über die tatsächliche Ertragslage seines Unternehmens, da er die Roherträge aus der abverkauften Ware nicht anhand seiner Buchhaltung ableiten kann.
2.) Die „gute“ Methode: Verbuchung mit Bestandsveränderungen
Bei der kaufmännisch richtigen Buchungsmethode werden die Veränderungen der Bestände fortlaufend in der BWA gebucht – und nicht erst am Jahresende. Dies erfolgt monatlich anhand eines Abgleichs mit dem Warenwirtschaftssystems des Onlinehändlers.
In der Buchhaltung verändert sich somit der Warenbestand permanent durch Ein- und Verkäufe. Die BWA zeigt immer den aktuellen Wareneinsatz an. Die Umsätze werden um den entsprechenden Wareneinsatz gekürzt, so dass mit Verbuchung eines jeden Umsatzes auch die tatsächliche Entwicklung des Rohertrags erkennbar ist.
Inventur und Warenbewertung: Wer? Warum? Wie(viel)?
Als bilanzierungspflichtiger Onlinehändler sind Sie, wie andere Kaufleute auch, zur ordnungsmäßigen Buchführung verpflichtet – und dazu gehört auch die jährliche Inventur. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, wann und wie Sie diese Bestandsaufnahme machen – mit jeweils unterschiedlichen Vorteilen.
Das Gesetz unterscheidet grundsätzlich zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur mit Hilfe eines Warenwirtschaftssystems. Die möglichen Inventurvarianten unterscheiden sich zudem im Zeitpunkt der Erfassung. Bei kleinen und mittelgroßen Versandhändlern kommen in der Regel folgende Inventurmöglichkeiten zum Einsatz:
1.) Die Stichtagsinventur erfolgt zum Ende des Wirtschaftsjahres, das gleichzeitig der Bilanzstichtag ist, also in den meisten Fällen zum 31. Dezember. Mit der Erfassung in Inventarlisten wird der tatsächliche Warenbestand ermittelt. Bei der Stichtagsinventur gibt es eine Kulanzzeit von 10 Tagen vor und nach dem Stichtag.
2.) Die verlegte oder auch zeitversetzte Inventur ist für alle Händler die richtige Wahl, die sich ganz auf das Weihnachtsgeschäft im Dezember konzentrieren möchten und keine permanente Warenbuchhaltung führen möchten. Sie kann drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen, der allerdings trotzdem gilt. D.h. der Wert der Bestände am Inventurstichtag muss durch Aufrechnung der Zu- und Abgänge auf den Wert der Bestände am Bilanzstichtag nachvollziehbar abgeleitet werden.
3.)Die permanente Inventur findet regelmäßig, zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich statt. Alle Zugänge und Abgänge sind hier einzeln nach Tag, Art und Menge (Stückzahl, Gewicht oder Kubikinhalt) einzutragen und belegmäßig nachzuweisen. Ist Ihr Warenwirtschaftssystem immer auf dem aktuellen Stand, entsteht zum Bilanzstichtag kein bzw. kaum zusätzlicher Arbeitsaufwand. Erforderlich ist aber dennoch mindestens einmal jährlich eine körperliche Bestandsaufnahme zu einem beliebigen Zeitpunkt.
Haben Sie die Warenbestände festgestellt, kommen Abwertungen aus qualitativen Gründen oder wegen mangelnder Absätze der Waren in Betracht. Diese Abschriften in Form von Teilwertabschreibungen mindern das steuerliche Ergebnis. Im Versandhandel werden zur Teilwertermittlung häufig sog. Gängigkeitsabschläge verwendet, um vorhandene Überbestände zu identifizieren und abzuwerten. Überbestände sind Warenbestände, die in absehbarer Zeit nicht umgeschlagen werden können.
Diese aufgrund des Vorsichtsprinzips im Handelsrecht uneingeschränkt zulässige Abwertungsmethode ist steuerrechtlich nur eingeschränkt zulässig. Insbesondere rechtfertigt nach gängiger Rechtsprechung eine lange Lagerdauer alleine noch keine Teilwertabschreibung, wenn die Waren weiterhin zu den ursprünglichen Preisen veräußert werden. Es müssen vielmehr weitere sog. "Verwertungsrisiken" nachgewiesen und auch dokumentiert werden.
Da es sich bei Teilwertabschreibungen um steuermindernde Tatsachen handelt, tragen Sie als Onlinehändler die Darlegungs- und Feststellungslast für die voraussichtlich dauernde Wertminderung. Geeignet sind beispielsweise Verschrottungslisten und Dokumentationen von Lagerschäden. Die Höhe der gewählten Abschriften muss anhand der Verwertungsrisiken und Selbstkosten durch Unterlagen schlüssig und nachvollziehbar dokumentiert sein. Außerdem gilt als absolute Wertuntergrenze der sog. Schrottwert, d.h. es darf nicht unter den Materialwert abgewertet werden.