E-Commerce

Wir sind auf die effiziente Verbuchung von Geschäftsvorfällen im Online-Handel spezialisiert

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Der Steuerberater für europaweit expandierende Versandhändler

Unsere Mitarbeiter kennen die branchentypsichen Warenwirtschafts- und Multichannel-Systeme sowie die zahlreichen Kombinationen aus Marktplätzen und Zahlungsarten, die sich hieraus ergeben können. Lieferschwellen, Amazon-FBA, PAN-EU und Dropshipping sind für uns keine Fremdwörter - wir beraten Sie auf Augenhöhe.

Nutzen Sie bestehende Schnittstellen

Vergleichen wir einen stationären Einzelhändler und einen Versandhändler, die beide das gleiche Sortiment vertreiben. Verkauft der Händler am Tag hundert Artikel über sein Kassensystem, löst dies genau eine Buchung aus, denn es reicht der Finanzverwaltung aus, wenn Kasseneinnahmen täglich summarisch verzeichnet werden.

Wenn der Online-Händler hingegen die gleichen hundert Artikel an hundert verschiedene Kunden verkauft, müssen hundert Rechnungen geschrieben und versendet werden. Hieraus entsteht folglich hundertmal der Buchungssatz per Forderung Kundenkonto an Umsatzerlöse. Anschließend sind Kundenkonten via Zahlungsausgleichbuchung ebenfalls hundertmal auszugleichen.

 

Dieses einfache Beispiel zeigt, dass einer Buchung beim lokalen Händler zweihundert (!) Buchungsvorgänge beim Online-Händler gegenüber stehen – die buchhalterische Behandlung der Retouren noch nicht in die Betrachtung mit einbezogen.

Um die Margenvorteile des E-Commerce gegenüber dem klassischen Einzelhandel nicht durch hohe Verwaltungskosten zu mindern oder schlimmstenfalls ganz zu verlieren, muss das Kundenmanagement über eine angepasste Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung weitestgehend automatisch ablaufen.

Beratungsschwerpunkt Umsatzsteuer

Der nationale aber auch europäweite Versandhandel bietet aktuell große Wachstumschancen für alle Onlinehändler. Egal, ob klein oder groß, via ebay, Amazon oder dem eigenen Onlineshop. Doch bleiben die Verkäufe über die nationalen Grenzen (Cross-Border-Sales) in der EU weit hinter ihren Möglichkeiten zurück. Einer der Hauptgründe ist, dass der Onlinehandel an der Landesgrenze aufgrund der sog. Versandhandelsregelung auch an steuerrechtliche Grenzen stößt.

Neben der obligatorischen Einrichtung einer umsatzsteuerlichen Lieferschwellenüberwachung beraten wir Sie bei der korrekten (internationalen) Rechnungstellung. Bei Überschreiten der Lieferschwelle im jeweiligen EU-Ausland organisieren wir die Beantragung der ausländischen Steuernummer sowie die fortlaufende Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung im EU-Ausland. 

Onlinehändler die ausländische Versandzentren in der EU nutzen (z.B. Amazon-FBA oder Amazon-PAN-EU) müssen sich bereits ab Einlagerung der ersten Ware um eine umsatzsteuerliche Registrierung im jeweiligen Lagerland kümmern. Wir geben Aufschluss darüber, was bei Umlagerungen zu melden und welche Umsatzsteuer auszuweisen ist, wenn bspw. Ware aus einem Amazon-Lager in Polen an Endkunden in Deutschland, Österreich oder in einen sonstigen EU-Mitgliedsstaat geliefert wird.

Onlinehändler buchen digital

Die digitale Erfassung der Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge ermöglicht die differenzierte Verbuchung aller e-commerce-typischen Erträge und Aufwendungen zur gezielten Nachkalkulation Ihrer Deckungsbeiträge. Durch den Einsatz von Datenkonvertern sind wir in der Lage auch große Datenmengen zu verarbeiten.

Mit Ihrem persönlichen Zugang zu Unternehmen online haben Sie jederzeit Zugriff auf sämtliche Konten Ihrer Finanz-, und Offene-Posten-Buchhaltung inkl. digitalem Belegarchiv mit Volltextsuche und optimaler Vorbereitung für zukünftige Betriebsprüfungen.

Wir liefern Ihnen auf die speziellen Bedürfnisse von Versandhändlern angepasste betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Jahresabschlussniveau, die Sie mit aussagekräftigen Kennzahlen beim unterjährigen Controlling unterstützen und Erfolge bzw. Fehlentwicklungen zeitnah aufzeigen. Dies ist Voraussetzung für eine permanente Überwachung und Anpassung Ihrer Steuervorauszahlungen auf den aktuellen Verkaufserfolg - damit Sie nicht zu viel oder zu wenig zahlen.

PayPal- und Amazon-Gebühren

Auch im Online-Geschäft gilt: „Keine Buchung ohne Beleg“. Für jede gebuchte Transaktion muss ein Beleg vorhanden sein. Die auf dem PayPal-Kontobericht bzw. Amazon-Zahlungsavis ausgewiesenen Gebühren sind handelsrechtlich Aufwendungen und steuerlich als sonstige betriebliche Aufwendungen abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Eintragung in den Büchern genügt erst in Verbindung mit einer als Beleg geeigneten Niederschrift des Geschäftsverkehrs den Regeln ordnungsmäßiger Buchführung. Als Beleg kann der PayPal-Kontobericht bzw. das Amazon-Zahlungsavis dienen, der sowohl im PayPal-Konto als auch im Amazon-Verkäuferkonto zum Herunterladen jederzeit zur Verfügung steht. Wir sind in der Lage via PayPal- und Amazon-Schnittstelle alle Transaktionen in die laufende Finanzbuchhaltung importieren zu können.

Der Umsatz und die Paypal bzw. Amazon-Gebühren sind in der Buchhaltung unsaldiert, d. h. voneinander getrennt zu erfassen. Bei einem Bilanzierenden ergibt sich das Saldierungsverbot aufgrund handelsrechtlicher Vorschriften. Darüber hinaus führt eine Saldierung zu einer falschen Berechnung der Umsatzsteuer. Obwohl für einen Gewerbetreibenden, der seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) mit Hilfe der Einnahmeüberschussrechnung ermittelt, handelsrechtliche Vorschriften grundsätzlich nicht gelten, muss er das Saldierungsverbot wegen der vorgenannten Umsatzsteuerthematik trotzdem beachten.

Folgendes Beispiel verdeutlicht die Problematik: Ein Online-Händler erhält eine Zahlung in Höhe von € 2.380,00 für eine dem Regelsteuersatz unterliegende Lieferung. In diesem Zusammenhang fallen (Paypal oder Amazon-)Gebühren in Höhe von € 50,00 an. Weder PayPal- noch Amazon-Gebühren enthalten Umsatzsteuer. Die Saldierung der Gebühr mit den Umsatzerlösen führt dazu, dass die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer zu niedrig ist. Die Umsatzsteuer wird in diesem Fall mit € 367,23 um € 12,77 (!) zu gering ausgewiesen. Nur wenn der Händler für die Berechnung der Umsatzsteuer die Umsätze vor Saldierung mit der PayPal- bzw. Amazon-Gebühr zugrunde legt, gelangt er zur richtigen Umsatzsteuer in Höhe von € 380,00.

Warenbestände im Versandhandel

Wenn Versandhändler Waren einkaufen, erhöht sich entsprechend ihr Warenbestand. Verkaufen sie Waren, reduziert er sich, und gleichzeitig erzielen sie mit dem Verkauf einen Rohertrag. Aber kann der Onlinehändler das auch in seiner BWA auch sehen? In der Buchhaltung haben sich zwei unterschiedliche Methoden durchgesetzt, wie Einkäufe und Verkäufe verbucht werden. Beide führen am Jahresende zum gleichen Ergebnis – aber nur eine Methode erlaubt es dem Unternehmer, auch unterjährig den Überblick über die Höhe seiner Warenbestände und die Entwicklung seiner Roherträge aus den Verkäufen zu behalten.

1.) Die „schlechte Methode“: Verbuchung ohne Bestandsveränderungen

Die folgende Methode entspricht durchaus den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Sie hilft aber unterjährig nicht, den Überblick hinsichtlich Bestandsentwicklung und erwirtschafteter Roherträge zu behalten. Viele Versandhändler verbuchen den Wareneinkauf als Aufwand in der GuV. Die eingekaufte Ware fließt voll ergebnismindernd in den Aufwand des Unternehmens, die Verkäufe werden als Umsatz ergebniserhöhend gebucht, und das aktive Bestandskonto „Warenbestand“ bleibt bis zur nächsten Inventur unverändert. Wird in einer Periode mehr verkauft als eingekauft, ist die Differenz zwischen Umsatz und Wareneinkauf positiv. Zum Bilanzstichtag werden die Buchungen korrigiert, indem die Bestandsveränderung über die Inventur ermittelt wird.

Die Nachteile liegen klar auf der Hand: Der Unternehmer hat unterjährig keinen Überblick über die tatsächliche Ertragslage seines Unternehmens, da er die Roherträge aus der abverkauften Ware nicht anhand seiner Buchhaltung ableiten kann.

2.) Die „gute“ Methode: Verbuchung mit Bestandsveränderungen

Bei der kaufmännisch richtigen Buchungsmethode werden die Veränderungen der Bestände fortlaufend in der BWA gebucht – und nicht erst am Jahresende. Dies erfolgt monatlich anhand eines Abgleichs mit dem Warenwirtschaftssystems des Onlinehändlers.

In der Buchhaltung verändert sich somit der Warenbestand permanent durch Ein- und Verkäufe. Die BWA zeigt immer den aktuellen Wareneinsatz an. Die Umsätze werden um den entsprechenden Wareneinsatz gekürzt, so dass mit Verbuchung eines jeden Umsatzes auch die tatsächliche Entwicklung des Rohertrags erkennbar ist.

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